《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《实施条例》）已经在2023年12月29日国务院第22次常务会议通过，并将于2024年3月1日起施行。

此次颁布的《实施条例》是2021年1月1日起施行的《档案法》在执行过程中的具体实施细则，对于推进档案事业发展具有重大意义。

《实施条例》共八章五十二条。重点章节第五章档案信息化建设，从第三十八条至四十四条共七条，是数字档案馆建设行动指南，规定了如何进行档案信息化建设， 以及进行档案信息化建设过程中的标准要求，是继2021年《档案法》实施以来，档案相关学者专家总结实践中所采纳的档案收、管、存、用过程中的技术手段， 提炼出了关键管理要素，并在关键要素节点进一步以行政法规的形式给以指导和控制。

《实施条例》务实地调查、总结档案科学技术的践行经验，在各级各单位数字档案馆建设中将起到明确的指导作用。

《实施条例》中提出了很多方向性问题的指引，对后期开展工作十分有价值。该篇文章主要将从档案中数字资源的归档、传输和存储等角度摘录几条原文，结合我们工作实践提出一些我们的理解和看法。

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强档案信息化建设，积极推进电子档案管理信息系统建设。

机关、群团组织、国有企业事业单位应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理。

电子档案管理信息系统应当按照国家有关规定建设，并符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等的规定。

《中华人民共和国档案法实施条例》第三十八条

上面条例中重点提到了“电子档案全过程管理”，方式是“加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设”，这可能会给目前复杂的前端功能提出更高的要求。

由于历史原因，不同单位的信息水平、信息化架构和相关业务系统存在客观差距，要进行“全过程管理”，我们认为要从两方面进行推进，首先，推进相关长期保存格式的设计、推广和应用，除现在已经得到应用的数据格式外， 推动新型数据格式的研讨、设计和标准制定，解决因专业数据格式导致的归档问题；

其次，需要制定行业标准，由档案部门协同“档案管理系统”建设厂商，提出数据全过程归档接口，在业务系统建设初期就按照相关归档系统进行实现，避免后期进行二次开发产生不必要的成本。

要做到这一点，需要明确后期的两种建设思路：

1.档案部门应该尽快开展行动，对内部近期需要更新的业务系统或采购的新的业务系统提出归档要求，不仅要求数据格式符合归档要求，还要要求在接口层面实现自动化推送或拉取，采用统一的数据传输方式。

2.对于已有的业务系统，如果可能，需要联系原有厂商进行归档接口梳理，明确开发成本和梯度升级规划，尽量在未来应用期间逐步设计或替代原有归档逻辑，提高自动化与规范化水平。

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，符合以下条件：
（一）形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠；
（二）全过程管理符合有关规定，并准确记录、可追溯；
（三）内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求。

《中华人民共和国档案法实施条例》第三十九条

“来源可靠、程序规范、要素合规”是所有相关规范和系统设计的指导思想。不过这里面蕴含的“管理措施和技术手段”实在太多，不一而足。

首先，大家都很熟悉的四性检测是其中的重要保障手段，相关标准主要源自《（DA/T 70-2018）文书类电子档案检测一般要求》（归档环节、移交和接收环节及长期保存环节均要进行检测）， 主要的检测方式为检测档案封装信息中的元数据项，由于检测和校验数据项在技术上实现不复杂，所以被很多系统采用，更高级的系统甚至可以自定义配置四性检测条目来处理非文书类的档案数据， 虽然检测的标准与具体业务相关，不过还是能够在档案数据传输中起到重要的校验作用。

其次，《实施条例》中强调的是“过程安全”，而不仅仅是“数据安全”，过程安全的难度显然更大，如果过程安全不能保证，那么数据本身的正确性是可以伪造的。但是过程安全牵扯到的问题过多， 不仅包含业务系统的归档规范、网络传输安全、中间转储介质安全，还包含了中间处理人员的安全意识，系统本身缺陷或介质失效导致的数据被动修改等，要做到这些绝非易事。 目前，大多数系统处理过程均为端到端的校验，例如跨系统进行源端和目地端的数据确认，但在中间系统内部的处理往往被忽略，而这部分恰好是最容易出问题的部分。 一个可能的解决办法是采用全局唯一的数据合法性校验平台，维护数据在处理、传输和校验过程中的一致性和过程信息，这部分工作在一些单位中得到了部分应用，如结合一次性写介质的数据校验凭证，可以保证数据本身不被篡改。

档案馆对重要电子档案进行异地备份保管，应当采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质，定期检测载体的完好程度和数据的可读性。异地备份选址应当满足安全保密等要求。
档案馆可以根据需要建设灾难备份系统，实现重要电子档案及其管理系统的备份与灾难恢复。

《中华人民共和国档案法实施条例》第四十一条

该条要求与其他方向性要求不同点在于，该条内容强调了异地备份保管的具体存储介质。特别强调异地存储在以往其他法规中并不常见，这说明越来越多的区域性灾害已经真实威胁到了重要电子档案的存储安全， 近些年来特别是自然灾害、火灾、水患等事故呈现上升趋势，由于电子档案数据往往使用信息化设备进行存储，对环境要求高，数据恢复难度大，这是进行异地备份的最直接动力。此外，存储介质主要提到了磁介质、光介质和微缩胶片。

三种介质中，磁存储介质的应用最为广泛，主要用于数据在线存储，目前市面上也有针对磁存储进行离线存储的设备和系统（主要遵循DA/T 75-2019标准）， 磁存储介质容量大，单位价格低，但是对环境要求较高，温度、磁场和长期不访问均会影响其寿命，一般按照行业管理，磁存储介质的普遍寿命在3～5年，所以单一的磁存储介质势必需要进行周期性的数据迁移，较难实现重要数字资源的长期保存。

光介质，目前主要指归档级蓝光光盘，单张容量在25G ～ 100G左右，能够抵抗一定环境压力，如水浸和高温，由于存在民用级别读写设备，格式统一， 目前被广泛应用在数字资源长期保存领域。由于单张光盘容量有限，目前在档案行业主要是用基于BD-R光介质的蓝光光盘库进行盘片管理。

微缩胶片，通常指的是微缩摄影中使用的胶片，主要用于将文档、图像等以非常小的形式存储。它们传统上用于存储模拟信号，也就是说，它们存储的是通过光学手段缩小的实际图像或文字照片。 需要通过显微镜或专门的阅读设备来查看。由于它们存储的是实际的图像（即模拟数据），因此微缩胶片并不直接用于存储数字信号。然而，理论上，如果有适当的编码方法，微缩胶片也可以用来存储数字信号。 例如，可以通过某种形式的二维码或其他编码技术来表示数字数据，然后将其印刷到微缩胶片上。但这种做法在实际应用中并不常见且没有统一的存储标准，给电子档案档案数据长期保存带来一定的“数据绑架”压力。

基于以上讨论，目前主流的存储结构主要是磁介质 + 光介质组成不同的介质副本，异地放置一份光介质副本，这样用户可以获得较低成本的数据安全收益。

档案馆应当积极创造条件，按照国家有关规定建设、运行维护数字档案馆，为不同网络环境中的档案数字资源的收集、长期安全保存和有效利用提供保障。
国家鼓励有条件的机关、团体、企业事业单位和其他组织开展数字档案室建设，提升本单位的档案信息化水平。

《中华人民共和国档案法实施条例》第四十三条


档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织发现本单位存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向档案主管部门报告。

《中华人民共和国档案法实施条例》第四十四条

上述条文中是目前《实施条例》中针对数字档案馆的核心要求之一。

特别提到了数字档案馆的三项重要功能：收集数字资源（归档）、长期安全保存和有效（档案）利用，进一步明确了档案管理的目的不是管理本身，而是“广泛收集”、“长期安全保存”和“有效利用”三个主要目的。

“广泛收集”是电子档案的归档源头，要“应归尽归”，在解决数据格式和归档通路之后，广泛收集珍贵数据资源，详细反应各单位的业务过程数据和状态，为后期利用创造源源不断的参考价值。

“长期安全保存”是指通过构建长期保存异质 + 异地方式，提升档案数据的安全存储水平，避免珍贵的档案数据遭到破坏，特别是单套制下的电子档案数据如何实现安全存储，这是所有工作的压舱石，是档案管理和利用的核心基础。

“有效利用”是指提高档案利用水平，发挥档案数据的指导和参考作用，真正赋能现代社会建设，进一步提高档案利用水平，也就是《实施条例》第四十四条强调的内容，促进档案资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用工作，提高办事效率，将数据资产价值发挥到最大程度。

《实施条例》是践行性条例，档案相关专家以实事求是的工作态度，为各级国家档案馆室提供了行动指南。是非常专业用心的行政法规。


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